ProtocoleLogik : réalisez vos mailings en toute simplicité
Le module ProtocoleLogik de gestion des personnalités est un module à part qui peut exister avec (même base des contacts) ou indépendamment de la gestion du courrier.
La gestion des « Personnalités » et la tenue du « Protocole » est souvent un véritable casse-tête.
Cependant, c’est un outil indispensable pour une communication publique de fond. Aucune personne ne doit être oubliée, du Député de votre circonscription au Président d’association ou de Comité d’Intérêt Local de tel ou tel quartier.
Face à cette situation qui rend aujourd’hui l’outil informatique réellement indispensable, ProtocoleLogik, développé par des spécialistes des Collectivités Territoriales permet (notamment) :
- l’enregistrement des interlocuteurs (nom, raison sociale, titre, rubrique, coordonnées communication….),
- le regroupement de tout ou partie des interlocuteurs pour constituer des protocoles,
- la recherche multicritères des interlocuteurs (plus de 20 critères dans la version de base),
- la fusion assistée des protocoles (notion de « ET », notion de « OU »…),
- l’export des protocoles permettant d’assurer des mailings sous Word,
- l’historique de tous les évènements associés à un interlocuteur, tous les protocoles et mailings,
- la possibilité de relier à un interlocuteur tous types de fichiers numériques,
- la gestion des doublons, des homonymes, des « multi casquettes »,
- la gestion des retours, présences, cadeaux (individualisé ou traitement de masse)…
Cet outil est bâti autour d’une base de données centralisée (par définition) des interlocuteurs permettant des recherches et sélections portant sur plus de très nombreux critères, base de données gérée en réseau par différents utilisateurs.
Ces protocoles peuvent ensuite faire l’objet d’envois groupés de type « mailings ». La même technique que le publipostage « Excel-Word » est utilisée avec un enregistrement et un historique de tous les envois.
Les Protocoles
- ce sont des groupes de personnes constitués de façon organisée, automatisée,
- ils sont modifiables et traçables de façon complète,
- ils sont duplicables,
- ils sont mis à jour en fonction des fiches interlocuteurs, « manuellement », par ajout d’une fiche, par ajout de groupes constitués d’après des critères communs (recherche multi critères), par regroupement de protocoles déjà existant (notion « OU », « ET », « SAUF » …)
Les Mailings
ProtocoleLogik offre de multiples possibilités concernant les traitements de masse :
· édition d’étiquettes,
· mailings,
· e-mailings,
· sms-mailings,
· fax-mailings,
· ils permettent, en association avec un ou plusieurs protocoles, d’envoyer un même courrier personnalisé à plusieurs personnes, un même mail à plusieurs personnes,
· un mailing donne lieu à un projet contenant la maquette du courrier, la liste des personnes, le sujet…,
· le résultat d’un mailing est enregistré autant de fois qu’il comprend d’éléments (envoi pour une réunion des personnes publiques associées dans un dossier de ZAC par exemple) ou enregistré une seule fois à titre d’historique,
· le mailing peut-être imprimé en plusieurs fois, « ProtocoleLogik » conserve la trace de la pause…
L’accès à l’ensemble de ces données est sécurisé par une gestion de droits garantissant la sécurité :
- certains interlocuteurs sont classés confidentiels,
- aux protocoles (tout le monde n’a pas accès à tous les protocoles),
- aux fonctionnalités (certains utilisateurs n’accèderont qu’à certaines fonctionnalités)…